KURSUS PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH

NOTA KURSUS

TERIMAAN DAN PUNGUTAN

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Kursus Pengurusan & Perakaunan Wang Sekolah Bagi Terimaan Dan Pungutan

KURSUS PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH

NOTA KURSUS

TERIMAAN DAN PUNGUTAN

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

1.       0BJEKTIF KURSUS

•   Menerapkan kefahaman yang mendalam terhadap konsep,sistem dan perancangan yang terlibat didalam

SISTEM KUTIPAN/TERIMAAN kumpulan wang sekolah.

• Meningkatkan    kompetensi pengendalian SISTEM TERIMAAN/ KUTIPAN kumpulan wang sekolah.

• Menjadi panduan mengadaptasikan/ aplikasi SISTEM TERIMAAN/ KUTIPAN di dalam Pengurusan Kewangan

sekolah.

•   Meningkatkan  akauntabiliti  dan  integriti  pengurus  dan  pelaksana dalam pengurusan kewangan

sekolah.

2.       PENGENALAN

Sistem Pengurusan Terimaan dan Pungutan yang cekap bagi kumpulan Wang

Sekolah akan membolehkan:

2.1 Sekolah dapat menguruskan pengaliran wang tunai dengan berkesan bagi menyumbang kepada

pengurusan perbelanjaan yang berkesan dan sistematik

2.2 Sekolah menanggung perbelajaan dengan terimaan-terimaan(PCG) dan lain pungutan yang wajib bagi

sekolah.

2.3 Sekolah mengatasi sebarang kehilangan wang sekolah berpunca daripada  kelemahan kawalan

pengurusan, kecuaian dan penyelewengan

3.       KONSEP

Terimaan dan Pungutan Wang Sekolah merupakan satu sistem proses pengendalian sebarang wang yang

diterima oleh sekolah dari pelbagai punca mengikut undang-undang dan peraturan-peraturan pengurusan

kawangan yang berkuatkuasa pada masa kini.

4.        UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG BERKUATKUASA KEATAS PENGURUSAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN

•    4.1  Akta Prosedur Kewangan 1957 (disemak 1972)

•    4.2  Arahan Perbendaharaan

•    4.3  Akta Pendidikan 1996( Peraturan Pendidikan

Akaun  dan Audit 2002

•    4.4 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Sekolah- Bahagian

Kewangan KPM   Edisi Keempat Tahun 20

2

5.        ISTILAH-ISTILAH PERAKAUNAN DARIPADA UNDANG-UNDANG YANG BERKUATKUASA

5.1 Pegawai Pengawal

Pegawai Pengawal mempunyai pengertian yang diberi kepadanya di bawah seksyen 15A Akta Acara

Kew.1957 (Disemak-1972)

5.2 Pemungut

Kadangkala  disebut  Pemungut  Hasil,  ialah  seorang  pegawai  yang oleh kerana jawatannya atau di

bawah dimana-mana undang-undang bertulis adalah bertanggungjawab bagi memungut wang dari orang awam

Seksyen 6&7 Akta Acara Kew.

5.3 Pegawai Perakaunan

Meliputi semua pegawai awam yang ditugaskan mengutip, menerima atau mengakaun ataupun yang

sebenarnya mengutip, menerima atau mengakaun sebarang wang awam, atau seseorang yang ditugaskan

membelanja atau yang sebenarnya membelanjakan wang awam dan setiap   pegawai   awam   yang  

ditugaskan   dengan   penerimaan, penjagaan atau pelupusan atau pengakaunan barangan awam atau

sesiapa yang sebenarnya menerima, memegang atau melupuskan barangan awam.

Seksyen 3 Akta Acara Kew.

6.        TANGGUNGJAWAB

6.1  Pegawai Pengawal

Semua pegawai  pengawal  adalah  bertanggungjawab melaksanakan kewajipan kewangan pejabat

masing-masing dengan sempurna.Tanggungjawab  tersebut  adalah  bagi memungut dengan sewajarnya

segala wang awam yang patut diterima oleh atau di bawah arahan mereka, menyimpannya dengan selamat

serta juga bertanggungjawab sekiranya akaun yang dikemukakan oleh mereka atau di bawah kuasa mereka

didapati tidak betul. Sebarang perwakilan kewajipan ini kepada pegawai lain hendaklah dibuat dengan

arahan bertulis. Bagaimanapun seorang pegawai itu secara amnya tidak terlepas dari tanggungjawabnya

sendiri setelah perwakilan dibuat.

Seksyen 15A Akta Acara Kew. 1957 (DISEMAK 1972)

3

6.2 Pemungut

Memungut dengan sewajarnya segala wang awam yang patut diterima oleh atau di bawah arahan

mereka.(AP53)

Menyimpan     selamat wang awam yang diterima dan bertanggungjawab sekiranya akaun   yang

dikemukakan oleh mereka atau kuasa mereka didapati tidak betul (AP53)

Mengakaun Terimaan dan Pungutan di dalam buku/dokumen kewangan utama, mengawal dan melaporkan

(AP143(a),(b);AP72(a),(b),(c);AP73)

Mengawal,menyimpan selamat semua resit-resit dan dokumen kewangan (AP65)

8.         JENIS-JENIS TERIMAAN DAN PUNGUTAN

8.1           Terimaan daripada Kerajaan :

Contoh:

-         Pemberian Bantuan Prasekolah

-         Geran Bantuan Perkapita (PCG); Geran Pelancaran untuk sekolah-sekolah yang baru dibuka

-         Bantuan RMT, Bantuan Modal, Bantuan Biasiswa Kerajaan, Bantuan Skim

Baucar  Tuisyen,  Bantuan  KWAPM,  Bantuan  Elaun  Khas

Pelajar Pendidikan Khas

-         Faedah Bank

-         Pemberian lain bagi program khas Kem.Pelajaran Malaysia

(mengikut arah)

8.2           Terimaan daripada Wang Suwa: Contoh:

-         Yuran daripada murid

-         Derma daripada orang ramai

-         Sewa kantin sekolah

-         Pendapatan daripada kedai buku sekolah

-         Caj yang dikenakan ke atas penggunaan harta dan kemudahan sekolah

-         Faedah bank

-         Pelbagai terimaan contoh cagaran yang diterima.

4

8.3           Terimaan daripada Wang Asrama:

Contoh:

-         Bantuan LPBT Asrama

-         Pemberian Bantuan Makanan Pelajar

-          Yuran Makanan Asrama

-          Yuran Pendaftaran

-          Yuran Dobi

-          Faedah Bank

-         Pelbagai yuran lain yang dibenarkan mengikut peraturan- peraturaan sedia ada

9.           TATACARA  PENGURUSAN TERIMAAN & PUNGUTAN

9.1 Persiapan Sebelum Terimaan & Pungutan

-         Dapatkan   kelulusan   Pendaftar   Sekolah:   Semua   jenis bayaran termasuk yuran

sekolah yang dikenakan oleh Sekolah-Sekolah   Bantuan   Penuh   terhadap   murid-murid perlu

terlebih dahulu mendapat kebenaran PENDAFTAR SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI.  (Surat  Pek.Pentadbiran BPSG

Bil.2/92); TPKPKWS 5.4.1

-         Surat   Penurunan   Kuasa   daripada   Pemungut   kepada

Pegawai menerima wang

-         Resit Pejabat (RP01)

-         Resit Murid (RM01), (RM02), (RM03)

-         Borang Kutipan dan Serahan Guru ke Pejabat – Lampiran 5-

5A

-         Daftar Penerimaan Wang dan Barang Sekolah Melalui Pos – Lampiran 5-6

-         Daftar Stok Buku Resit – Lampiran 5-8

-         Slip Masuk Bank

-         Jadual Kedatangan

-         Daftar Kutipan Harian

-         Penyimpanan  Rekod  Kewangan  &  Perakaunan  di  tempat selamat

Contoh Rujuk :

Lampiran 1  - Pekeliling Ikhtisas Bil 13/2007

Lampiran 2a           - Struktur Sistem Pakej Bayaran Tambahan Lampiran 2b           - Struktur

Sistem Pakej Bayaran Tambahan Lampiran 3  - Permohonan Kelulusan Pakej Bayaran

5

9.2  Perwakilan Kuasa Secara Bertulis

-        Sebarang kewajipan perwakilan ini kepada pegawai lain hendaklah dibuat dengan  arahan

bertulis.    Bagaimanapun seorang pegawai itu   secara amnya tidak terlepas dari tanggungjawabnya

sendiri setelah perwakilan dibuat.

Arahan Perbendaharaan 53

-         Dalam  sesuatu  pejabat  di  mana  ada  seorang  pemungut, tiada seorang pegawai boleh

menerima wang kecuali diberi kebenaran  khusus  secara  bertulis  oleh  pemungut  untuk berbuat

demikian. Pemungut hendaklah menyelenggara suatu rekod mengenai kebenaran yang diberi sedemikian.”

Arahan Perbendaharaan 69

9.3 Pengurus  Sekolah  hendaklah  menurun  kuasa  secara  bertulis kepada pegawai-pegawai yang

membuat pungutan bagi pihaknya. Seorang pegawai yang tidak diberi kuasa tersebut tidak boleh

membuat pungutan

Surat Pek.BPSG 2/92 & TPKPKWS 5.4.2

Contoh Rujuk Lampiran 4 – Surat Penurunan Kuasa

10.  Proses Pengurusan Terimaan dan Pungutan Kumpulan Wang Sekolah

10.1  Dokumen Utama

Borang Resit (AP60)

-         Resit  rasmi  mestilah  dikeluarkan  sebagai   akuan  terima wang yang dibayar kepada

seseorang pegawai awam.

-         Resit rasmi dikeluarkan pada masa urusniaga dibuat, dan resit mestilah diserah kepada

pembayar. Apabila wang diterima   melalui   pos   atau   penghantar      resit   baginya mestilah

dihantar pada hari itu juga. Resit tidak akan dikeluarkan bagi pembayaran yang dibuat oleh pegawai

awam dengan cara potongan pada baucar melainkan jika sistem perakaunan yang digunakan

menghendakinya.

TPKPKWS Bil 5.3.1

6

10.2 Pemberitahuan Awam (AP61)

-         Pegawai Pengawal dan Pemungut hendaklah menentukan supaya orang awam diberitahu dengan

sepenuhnya bahawa mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang  yang dibayar, dan bahawa mereka

hendaklah hanya menerima akuan  terima  yang  dikeluarkan  pada  resit  yang  bercetak dan

bernombor  atau  Jika  mesin  daftar  wang  digunakan pada resit yang dikeluarkan olehnya.

-         Pemberitahu bagi maksud ini dalam bahasa bahasa yang berkenaan hendaklah dipamirkan di

tempat-tempat yang mudah dilihat oleh orang awam.

“Sila dapatkan resit rasmi bagi   setiap pembayaran yang dibuat”.

11.     Kawalan Ke Atas Borang Terkawal

-         Menyimpan selamat dan menggunakan dengan sepatutnya resit, lesen, dll (AP65)

-         Apabila  berlaku  pertukaran  pegawai  pemungut,  kedua- duanya mestilah menandatangani

surat pengambialihan tugas & tanggungjawab menyimpan resit tadi.

-         Pemungut  hendaklah  menyimpan  selamat  stok  resit  di bawah kawalannya atau di bawah

kawalan pegawai kanan yang tidak menyediakan resit

(AP66).

-         Pegawai yang berkenaan hendaklah mengeluarkan hanya stok yang sebenarnya dikehendaki bagi

kegunaan serta- merta  setelah ia berpuashati bahawa nombor di dalamnya, jika berkaitan adalah

lengkap dan betul. Ia hendaklah jika berkaitan, mencatat dan menandatangani di belakang helaian

pertama salinan pejabat dalam buku itu suatu perakuan dalam bentuk yang berikut:-

“Diperiksa oleh saya pada hari ini dan didapati mengandungi ……..    Borang resit berpendua/

berpeniga yang bernombor dengan betul”

T/tangan Pemungut:  ……………..………………………. Nama Pemungut : ……………………………………….…. Tarikh: ………….

7

12.    Penyimpanan Buku Resit

-         Buku resit hendaklah disimpan di tempat yang berkunci

(AP. 68)

-         Semua   stok   resit   apabila   tidak   digunakan   hendaklah disimpan di tempat yang

berkunci dengan selamat

13.       Penggunaan Resit Rasmi Kumpulan Wang Sekolah

Proses penyediaan resit

-         Pengeluaran Buku-Buku Resit dari Buku Stok bagi kedua jenis resit (Resit Murid dan Resit

Pejabat)

Pegawai yang menandatangani mana-mana dokumen mestilah menurunkan  tandatangan  ringkas  pada

kaunterfoil. (AP63(a))

-         Resit disediakan dengan menggunakan karbon dua belah muka. (AP63(a))

-         Resit   ditulis   oleh   pegawai   yang   diberi   kuasa   dan ditandatangani oleh

seorang pegawai lain.(AP70 (a))

-         Resit   hendaklah   dikeluarkan   pada   masa   urus   niaga dibuat.(AP60)

-         Pengecualian dari (3) di atas:

a)       Seseorang pegawai dipertanggungjawabkan dengan sepatutnya oleh pemungut  dengan kewajipan

dalam keadaan di mana ia mesti bekerja seorang diri seperti Guru  Kelas/Warden  Asrama

(AP70(a)(iii);  TPKPKS

5.4.6)

-         Meminda Resit Adalah Dilarang

Meminda sesuatu resit adalah dilarang. Jika kerana apa-apa sebab sesuatu resit itu rosak dan tidak

boleh dikeluarkan, resit   tersebut   janganlah   dimusnahkan   tetapi   mestilah dibatal dan semua

salinan-salinan disimpan. Resit batal tersebut   berserta   salinannya   hendaklah   dikemukakan

untuk diaudit. (AP 62 ; TPKPKWS 5.4.7)

Conton Rujuk :

Lampiran 5 – Penyeragaman Penggunaan Resit Rasmi

Sekolah

Lampiran 6 – Contoh resit murid Lampiran 7 – Contoh resit pejabat Lampiran 8 – Daftar kawalan stok

resit

8 -         Buku Resit hendaklah diasingkan mengikut Kumpulan

Wang:-

a)       Kerajaan b)       Suwa

c)       Asrama

14.     Tatacara Merekod Terimaan

-         Peraturan Umum

Pungutan yang dibuat oleh guru kelas hendaklah direkodkan dalam “Borang Kutipan dan Serahan Guru

kepada Pejabat” dan diserahkan bersama-sama buku resit kepada Pengetua/Guru Besar pada hari yang

sama.

TPKPKWS  5.3

-         Tindakan Guru Kelas/Tingkatan

-         Memungut dan Mengeluarkan resit

Mengisi Borang Kutipan & Serahan Guru Ke Pejabat dalam 2 salinan:-

Asal              -  Simpanan Pejabat

Pendua        -  Guru Kelas/Tingkatan

-         Failkan mengikut tertib

-         Catat dalam Daftar Kedatangan Murid

TPKPKWS  5.3

15. Tindakan Pejabat Pengurusan Sekolah terhadap serahan pungutan yuran

-         Menerima,    menyemak    dan    menyimpan    Borang

Kutipan & Serahan Guru ke pejabat

-         Menyemak   Buku   Resit   Murid   seperti   kenyataan

Borang Serahan

-         Menyemak jumlah wang, cek dan lain-lain

-         Mengeluarkan Resit Induk.

-         Mengisi/Menyelenggara Daftar Kutipan Harian

-         Masuk Wang Ke Bank –TPKPKWS 5.4.13 dan AP

126(b)

9

16.     Proses pengakaunanTerimaan/Pungutan Dan Urusan Perbankkan

-         Rekod ke dalam Buku Tunai

-         Memasukkan Pungutan ke bank

-         Wang Tunai Melebihi RM500.00 atau

-         Jumlah   Pungutan   (Wang   Tunai,   Cek,   Wang   Pos   dll berjumlah melebihi

RM2,000.00)

-         Dimasukkan ke Bank pada hari itu juga atau jika lewat diterima masukkan pada hari bekerja

esoknya

-         Semua terimaan tanpa mengira jumlah dimasukkan ke bank pada hari akhir bulan/tahun

berkenaan.

-         Penerimaan Cek – Bankkan dalam tempoh 1 minggu

-         Sediakan slip masuk bank mengikut Kumpulan Wang.

-         Kumpulan Wang Kerajaan

-         Kumpulan Wang Suwa

-         Kumpulan Wang Asrama

-         Menyemak slip masuk bank dan kemasukan Buku Tunai

-         Failkan slip masuk bank

17.     Terimaan Melalui Pos

-         Direkodkan ke dalam daftar terimaan sekolah (Daftar Mel) TPKPKWS 5.3.6 dan AP.71

-         Serahkan kepada pihak berkenaan

-         Keluarkan resit kepada pembayar

-         Rekod ke dalam Buku Tunai

18.     Terimaan Bayaran dengan  Cek

-         Cek hendaklah atas nama Guru Besar/ Pengetua

-         Pastikan cek berpalang ‘TIDAK BOLEH NIAGA’ Sekiranya tidak   dipalang   hendaklah  

SEGERA   dipalang   apabila diterima

TPKPKWS 5.4.3 dan AP. 76

Cek-Cek Tidak Laku

Tindakan:-

-         Kembalikan kepada pemilik cek

-         Membuat pelarasan ‘keluar’ di Buku Tunai

-         Mengambil   tindakan   segera   untuk   mendapatkan   balik bayaran / cek gantian

TPKPKWS 5.4.4

10

19.  Peraturan Am:

Wang Awam Tidak Boleh Digunakan

-         Selepas  wang  diterima  dan  sebelum  dibayar-masuk  ke dalam bank, wang kutipan

tersebut tidak boleh digunakan untuk apa-apa   maksud jua dan tiada seseorang Pegawai boleh

mendahulukan, meminjamkan atau menukarkan apa- apa wang yang ia bertanggungjawab kepada Kerajaan.

Pengecualian:

-         Sekiranya   tempat   tidak   ada   bank   dan   jika   mendapat kelulusan menukar dengan

wang tunai daripada pungutannya dengan sesuatu cek yang dikeluarkan dengan sepatutnya atas sesuatu

akaun bank Kerajaan.

Arahan Perbendaharaan 85

20.     Terimaan Matawang Asing

-         Semua terimaan wang hendaklah dalam Ringgit Malaysia (RM).   Mata   Wang   asing   tidak

 boleh   diterima   sebagai bayaran kepada sekolah kerana kadar tukaran wang asing tidak tetap /

sentiasa berubah.

Arahan Perbendaharaan

77

21.     Penyimpanan Dokumen Terkawal

-         Kaedah Penyimpanan

-         Peti besi  berkunci

-         Kabinet keluli berkunci

-         Tujuan Penyimpanan

-         Untuk pengauditan

-         Elakkan Kecurian

-         Elakkan Penyalahgunaan dokumen

-         Elakkan Kehilangan

-         Elakkan dari Anai-anai dan Bencana alam

-         Elakkan Tindakan Tatatertib/Denda (Surcaj)

11

22. KAWALAN BERKALA KEATAS SISTEM PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH.

22.1

AUDIT DALAM

Pelantikan secara rasmi (bertulis) di kalangan pegawai yang tidak terlibat dengan pengurusan/

pengendalian akaun sekolah

•      Antara bidang tugas:-

–    Memeriksa Akaun secara berkala

–    Pemeriksaan mengejut – AP 309

TPKPKWS 19.2.3

23.     Kutipan Yuran Melalui Bank

-         Sekolah Menengah Berasrama Penuh, Sekolah Menengah

Teknik/ Vokasional.

Sekolah Menengah Harian dibenarkan untuk membuat kutipan yuran secara bayaran terus ke akaun bank

sekolah dengan syarat mematuhi syarat-syarat yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Kewangan dan

Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah yang berkuatkuasa masakini.

-         Sekolah biasa yang bercadang untuk mengendalikan sistem ini perlu mendapatkan kelulusan

Bahagian Kewangan (Unit Akaun Sekolah) Kementerian Pendidikan Malaysia

-         Proses Penerimaan

-         Guru kelas menerima slip masuk bank dan keluarkan resit

-         Rekod dalam Daftar Kedatangan Murid

-         Lain-lain prosedur seperti tatacara merekod penerimaan

24.     Tindakan  Undang-Undang  Terhadap  Ketidakpatuhan  Peraturan

Kewangan:

-Surcaj (Perkara 18 Akta Acara Kewangan 1957-Disemak 1972)

-         Gagal mengutip hasil dan cukai

-         Membuat bayaran tidak mengikut peraturan

-         Terlibat dan sabit dengan sesuatu kehilangan atau kerosakan harta-harta kerajaan

-         Gagal menyimpan akaun dan rekod-rekod yang perlu dengan lengkap dan kemas

-         Lambat membuat bayaran.

12